Roosters maken die je zondag niet meer opvreten
Het is zondagmiddag. Je moet het rooster voor volgende week maken. Je weet dat Sarah dinsdag niet kan, John heeft vrijdag gevraagd, en iemand zei dat hij donderdag misschien wil ruilen maar je weet niet meer wie. Je springt van bericht naar bericht, bekijkt het rooster van vorige week en probeert te onthouden wie betrouwbaar is voor zaterdagavond.
Dan post je het rooster en wacht je af. Er is altijd iemand met een probleem dat je niet wist. Er is altijd iemand die vergeet te kijken. En er is altijd iemand die zaterdag niet komt zonder het je te zeggen.
De echte problemen
Je hoort het te laat
Iemand komt niet opdagen. Je hoort het als de gastheer twintig minuten voor de dienst belt. Nu moet je snel schakelen: berichten sturen naar wie misschien beschikbaar is, mensen om een gunst vragen, of het zelf opvangen.
Het rooster maken kost uren
Je kruist beschikbaarheidsberichten, probeert te onthouden wie vorige week heeft geruild, checkt wie de laatste drie zaterdagen heeft gewerkt, en zorgt dat je niemand inplant die zei niet meer 's ochtends te kunnen. Het is een zondagmiddagpuzzel die je niet de tijd voor hebt.
Niemand bevestigt iets
Je stuurt 'Werk je zaterdag?' en krijgt stilte. Of 'ja' van sommigen en niets van anderen. Je weet niet of ze het hebben gezien, vergeten zijn, of gewoon niet hebben gereageerd. Je gokt maar wie er echt komt.
Verloning is kopieerwerk
Na de week vergelijk je het rooster met wat er echt is gebeurd, kopieer je de uren naar de verloning, probeer je te onthouden wie vroeg is vertrokken en wie iemand heeft vervangen. Het is gegevensinvoer die niet zou moeten bestaan.
Wat het probleem echt oplost
Mensen bevestigen hun diensten in de app
Als je het rooster publiceert, zien medewerkers hun diensten. Ze tikken 'bevestigen' of 'kan niet'. Je ziet wie bevestigd heeft en wie niet. Vierentwintig uur voor zaterdag weet je dat Sarah nog niet bevestigd heeft, zodat je tijd hebt om iemand te vinden in plaats van om 17u in paniek te raken.
Je weet vroeg wanneer er iets mis is
De app toont je wie niet bevestigd heeft. Donderdagmiddag zie je drie mensen bevestigd voor zaterdagavond en twee nog niet. Je schrijft die twee aan. Eén bevestigt, de andere zegt dat hij niet kan — maar je hebt nog twee dagen om het op te lossen in plaats van het zaterdag om 17u te horen.
Medewerkers zien hun rooster op hun telefoon
Geen 'Ik had het rooster niet gezien' of 'Ik dacht dat ik vrij was' meer. Ze krijgen een melding als het rooster gepubliceerd wordt. Ze bevestigen hun diensten voor een deadline die jij instelt. Je ziet wie bevestigd heeft en wie niet.
Volg wat er echt is gebeurd
Medewerkers klokken in en uit via hun telefoon. Je ziet de werkelijke uren versus geplande uren per persoon. Einde van de week exporteer je de uren. Niets kopiëren, geen twee spreadsheets vergelijken.
Beheer meerdere locaties zonder het overzicht te verliezen
Je hebt twee locaties. Je wil beide roosters zien, controleren wie bevestigd heeft, en af en toe iemand verplaatsen tussen de vestigingen. In plaats van te jongleren met twee spreadsheets en groepsberichten, zie je alles op één plek.
Wanneer het echt helpt
Donderdag voor de zaterdagavonddienst
Je bekijkt de bevestigingen. Twee mensen hebben nog niet bevestigd. Je schrijft ze aan. Eén bevestigt meteen, de andere zegt dat hij niet kan — maar het is donderdag, je hebt tijd om iemand te vinden. Zonder dit hoor je het zaterdag om 17u.
Zondagmiddag het rooster maken
Je ziet ieders beschikbaarheid in de app. Geen oude berichten doorzoeken. Geen mondelinge verzoeken proberen te herinneren. Je maakt het rooster in twintig minuten in plaats van twee uur.
Einde van de verloningstermijn
Je exporteert de werkelijk gewerkte uren. Alle inklokken, vroeg vertrekken en wie wat heeft overgenomen staan al geregistreerd. Je stuurt het naar de verloning. Klaar. Niets overkopiëren.
Je wil iemand verplaatsen tussen locaties
Meerdere locaties in één dashboard. Zie beide vestigingen, wie bevestigd heeft waar, en pas toe of wijs toe zonder van spreadsheet te wisselen.
Hoe het werkt
- Je voegt medewerkers eenmalig toe. Zij downloaden de app op hun telefoon.
- Je maakt roosters in een tabelweergave. Je ziet de hele week in één oogopslag. Sleep om een dienst te verlengen, klik om vorige week te kopiëren, typ om iemand toe te voegen. De app waarschuwt je als iemand al ingepland staat of als je dubbel boekt.
- Medewerkers zien hun diensten meteen. Ze bevestigen of vragen wijzigingen.
- Je ziet wie bevestigd heeft. Je krijgt vroeg een signaal als er iets mis is.
- Ze klokken in en uit via hun telefoon. Je ziet de werkelijke versus geplande uren.
- Einde van de week, exporteren naar verloning.
Dat is het.
Veelgestelde vragen
Wat als medewerkers geen smartphone hebben?
Ze kunnen bevestigen via elk apparaat met een browser, of je kunt ze manueel als bevestigd markeren. De meeste horecamedewerkers hebben een telefoon, maar het systeem werkt in beide gevallen.
Moet ik mijn hele planning opnieuw doen?
Nee. De meeste mensen kopiëren het rooster van vorige week en passen aan. Of importeer je huidige rooster als je dat in een spreadsheet hebt. Je begint niet van nul.
Hoe beheer ik keuken en zaal apart?
Je kunt verschillende functies bijhouden, verschillende tarieven instellen en diensten per rol labelen. Keuken, zaal, bar: je krijgt het urenoverzicht per rol dat je nodig hebt voor de verloning.
Is dit alleen voor restaurants?
Nee. Maar restaurants hebben specifieke uitdagingen: drukke weekends, hoog verloop, dienstruilingen, meerdere rollen. We hebben functies gebouwd die dit aankunnen. Als je een winkel of klein bedrijf hebt met ploegarbeiders, werkt het op dezelfde manier.
Wat als iemand op het laatste moment zegt dat hij niet kan?
Dienstbevestiging helpt. Je ziet wie niet bevestigd heeft voor je deadline, zodat je die mensen vroeg kunt aanspreken. Last-minute afmeldingen blijven gebeuren; die handel je af zoals je nu doet.
Probeer het
90 dagen gratis proberen. Geen creditcard. Voeg je team toe, maak een rooster, kijk of het je leven makkelijker maakt.
Als het je in de eerste week geen tijd bespaart, stop er dan mee.