Stop met vragen 'Werk je zaterdag?'
Je publiceert het rooster maandag. Donderdag stuur je berichten: 'Werk je zaterdag?' Je moet het weten. Je vertrouwt er niet op dat ze het rooster hebben gezien, het onthouden hebben, of het niet hebben verward met vorige week.
Je schrijft twaalf mensen aan. Acht antwoorden 'ja'. Vier reageren niet. Je weet niet of ze je bericht hebben gezien, of ze komen, of dat ze het zijn vergeten. Je gokt maar wat, dus je zit nog steeds met je hoofd bij zaterdag.
Als je na drie weken nog steeds 'Werk je zaterdag?' stuurt, heeft het niet geholpen.
Waarom je het rooster niet vertrouwt
Mensen kijken er niet in
Je hebt het rooster op het bord gehangen, in de groepsapp gezet of in een gedeeld document. Sommigen hebben het maandag bekeken. Anderen hebben er sindsdien niet meer naar gekeken. Ze weten niet dat ze zaterdag werken. Je kunt er niet vanuit gaan dat ze het weten.
Wijzigingen komen niet aan
Je hebt het rooster woensdag aangepast omdat iemand zich had afgemeld. Je hebt iedereen ingelicht en de update gepost. Maar één persoon was woensdag vrij. Die volgt nog de versie van maandag. Nu denken twee mensen dat ze hetzelfde dienst hebben.
Mondelinge afspraken houden niet
Twee mensen hebben afgesproken zaterdag te ruilen. Ze hebben het jou verteld, of elkaar, of denken dat ze het iemand hebben verteld. Niemand heeft iets op papier bevestigd. Zaterdag komt en er is nog iemand die misschien niet opdaagt.
Je moet op tijd weten waar je aan toe bent
Als iemand zaterdag niet komt, moet je dat donderdag weten. Niet zaterdag om 17u. Donderdag geeft je tijd om iemand te vinden. Zaterdag om 17u is paniek.
Waarom iedereen aanschrijven niet werkt
De helft reageert niet
Je schrijft tien mensen aan 'Werk je morgen?' Zes reageren. Vier niet. Je weet niet of die vier het hebben gezien en genegeerd, zijn vergeten te antwoorden, of het nooit hebben ontvangen. Je weet het nog steeds niet.
Je hoort het te laat
Je stuurt een bericht vrijdag. Iemand antwoordt pas zaterdagochtend: 'Kan niet, sorry.' Nu moet je dezelfde dag nog iemand regelen. Je had dit donderdag moeten weten.
Je verliest veel tijd met achtervolgen
Je stuurt berichten, wacht, stuurt opnieuw, belt, laat voicemails achter, wacht op terugbellen. Een uur later heb je zeven mensen bevestigd en weet je voor drie mensen nog niets. Morgen doe je dit opnieuw voor volgende week.
Hoe dienstbevestiging werkt
Als je het rooster publiceert, zien medewerkers hun diensten in de app op hun telefoon. Ze tikken 'bevestigen' of 'kan niet'. Je opent de app en ziet de lijst: Sarah: bevestigd. John: bevestigd. Mike: nog niet bevestigd. Lisa: kan niet. Nu weet je wie je moet contacteren. Je schrijft Mike aan. Hij bevestigt meteen. Hij had de app nog niet geopend. Lisa zegt dat ze niet kan, dus je zoekt nu al iemand terwijl je daar nog de tijd voor hebt.
Je weet het donderdag, niet zaterdag om 17u
Donderdagmiddag kijk je de bevestigingen na voor zaterdag. Drie mensen hebben bevestigd. Twee hebben nog niet gereageerd. Je contacteert die twee. Eén bevestigt meteen. De andere zegt dat hij niet kan, maar het is donderdag. Je hebt twee dagen om iemand te vinden. Je post in de groep, belt een paar mensen, regelt het. Zonder bevestigingen weet je het pas zaterdag als ze niet komen opdagen.
Gedaan met 'Ik wist het niet'
Als iemand zijn dienst bevestigt, heeft die hem gezien. Jullie hebben allebei een spoor. Ze kunnen achteraf niet meer zeggen: 'Ik had het rooster niet gezien', 'Ik dacht dat ik zaterdag vrij was', 'Ik dacht dat iemand anders werkte'. Ze hebben bevestigd. Jij hebt het bewijs. Dit maakt mensen niet verantwoordelijker. Het maakt slechte communicatie onmogelijk.
Wanneer het helpt
Donderdag voor de zaterdagavonddienst
Je bekijkt de bevestigingen. Zaterdag zijn er vijf bedienden nodig. Drie hebben bevestigd, twee niet. Je contacteert die twee. Eén zegt dat hij vergeten was te bevestigen. Hij komt. De andere kan niet. Je hebt twee dagen om dat op te lossen.
Iemand vraagt vrijdag volgende week vrij
Ze vragen het in de app. Je ziet het meteen, keurt goed of af. Als je goedkeurt, komt die dienst vrij en kun je iemand anders inplannen. Niet meer door berichten graven om te herinneren wie wat had gevraagd.
Einde van de week
Je kijkt wie er echt is gekomen versus wie er ingepland stond. De app toont het je. Mike had bevestigd maar belde zaterdagochtend af (ziek, begrijpelijk). Lisa had nooit bevestigd en is niet komen opdagen (onbetrouwbaar, je hebt nu de gegevens). Sarah heeft bevestigd en gewerkt (zij is betrouwbaar voor de volgende zaterdagen).
De volgende keer dat je het rooster maakt
Je weet wie betrouwbaar is voor weekenddiensten omdat je de gegevens hebt over wie bevestigt en wie opkomt. Je gokt niet meer op basis van geheugen. Je hebt de feiten.
Wat je er echt aan hebt
Je elimineert niet alle no-shows — iemand kan donderdag bevestigen en zaterdag toch niet komen omdat het leven nu eenmaal zo gaat, en noodgevallen kun je niet voorkomen. Maar je elimineert de vermijdbare: vergeten dat ze ingepland stonden, de laatste versie niet gezien, dachten dat een ruil was doorgegaan, de verkeerde zaterdag. Voor de rest weet je het donderdag in plaats van zaterdag om 17u. Dat is het verschil tussen iemand vinden en in paniek reageren.
Veelgestelde vragen
Wat als medewerkers niet bevestigen?
Je ziet wie niet bevestigd heeft. Je schrijft hen aan. Zoals voorheen, alleen schrijf je nu de drie mensen aan die niet bevestigd hebben in plaats van alle twaalf.
Wat als ze bevestigen maar niet komen?
Dan weet je dat ze onbetrouwbaar zijn. Je hebt de gegevens. Je stopt met hen in te plannen voor kritieke diensten. Het systeem verandert mensen niet. Het geeft je informatie.
Moet ik telefoons kopen voor mijn personeel?
Nee. De meeste restaurantmedewerkers hebben een smartphone. Ze downloaden de app. Als iemand geen telefoon heeft, kun je hem manueel als bevestigd markeren.
Wat met mensen die geen apps checken?
Ze kijken constant op hun telefoon. Dit is één tik om hun rooster te zien en te bevestigen. Makkelijker dan antwoorden op jouw bericht 'Werk je zaterdag?'.
Probeer het
90 dagen gratis proberen. Publiceer een rooster, vraag bevestigingen, kijk of je minder tijd kwijt bent aan achtervolgen.
Als je problemen eerder opvangt, blijf het gebruiken.
Gratis proberen